Seis lecciones de Kayak aplicadas a la organización de equipos

En muchas ocasiones escuchamos aquello de “estamos en el mismo barco”, pero en muy pocas ocasiones lo sentimos como algo real. Una empresa en la que sus miembros actúan sin coordinación y en la que la comunicación es deficiente, se convierte en una embarcación que es incapaz de avanzar recto.

Existen algunas lecciones que podemos aprender de la práctica del Kayak, aplicables a nuestro día a día en las empresas. De mis experiencias más próximas he sacado algunos puntos en común y ciertas soluciones aplicables al ámbito empresarial.

Los esfuerzos individuales quedan anulados por la descoordinación grupal. Los choques de remos ocurren muy frecuentemente en el ámbito profesional. Suponen una pérdida de ritmo y un conflicto que tenemos que solucionar rápidamente.

Si una persona pone toda su voluntad en realizar un trabajo, pero los demás no participan en las fuerzas de avance con una buena coordinación, sus esfuerzos no servirán de nada y caerá en la desmotivación y el bajo rendimiento.

Si en una embarcación de 4 personas, la última no escucha las ordenes de coordinación, terminará afectando al conjunto. Además, el ritmo debe ser marcado por el primer remero, es decir, por el líder.

Si los que le siguen no lo transmiten correctamente, el último podría estar totalmente desacompasado, lastrando las fuerzas de avance.

Cuando nos enfrentamos a un mar poco amistoso, la comunicación se dificulta y la coordinación se resiente. En estos momentos es imprescindible la observación y el sentido común de todos. En ocasiones hay que pedir ayuda y hay que saber hacerlo antes de estar demasiado lejos de la costa.

De nada nos sirve poner todo nuestro empeño en cada remada si el resto del equipo no aporta. Es mucho más valiosa una navegación coordinada que una de fuerzas distribuidas de manera desigual.

En este caso, la técnica de remado de cada miembro debe ser pulida para lograr una mejor fuerza de avance mediante la cohesión. El esfuerzo y las ganas pueden no valer de nada en un equipo si no se acompañan por el buen uso técnico de las herramientas.

Antes de partir puede ser bueno realizar un debate sobre las mareas, las condiciones del mar, la distancia que se seguirá respecto a la costa… pero en el mar el equipo debe centrarse en el avance y las órdenes de liderazgo.

Los conflictos rompen la coordinación, ensucian la comunicación y afectan al equipo. Todo debe arreglarse en el momento más adecuado para todos.

Es imprescindible un liderazgo claro y un equipo de trabajo consciente de su papel. Algunos se encargan del avance y otros de corregir la dirección, si esto no está claro terminaremos navegando en Zig Zag.

Estos seis puntos podrían ser muchos más, pero en lo que respecta a la organización de equipos creo que son las más importantes. Cuando hablamos de coordinación y comunicación, hablamos de dos términos que siempre deberían ser entendidos como uno solo. No pueden existir de manera independiente en una organización y son los principales motores del éxito y de la formación de buenos equipos de trabajo.

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Tecnologías para su Organización

Las organizaciones tienen la tendencia de adquirir Tecnologías prediseñadas, con la idea de que estas siempre y en todo momento podrán dar solución a sus necesidades. Por ejemplo y sin ponerle una etiqueta o nombre a esta tecnología, se piensa que una tecnología cualquiera servirá en una organización, porque ya lo hizo en otra. Esto no siempre es el caso, razón por la cual toca analizar con detalle que es lo que esa organización desea lograr específicamente con esta tecnología.

Dentro del espectro tecnológico existe un cierto número de tecnologías, que se pueden clasificar en dos categorías. Por un lado están lo que podríamos llamar tecnologías universales y por otro tecnologías específicas, esto principalmente a lo que se refiere a software, aunque también aplica para otras áreas. En el caso del software, esto es claro con soluciones universales como Windows y paquetes de ofimática como Microsoft Office. Son programas universales, que salvo requerimientos muy específicos, servirán para la mayoría de usuarios. Estos programas vienen con un gran número de funciones para satisfacer amplias necesidades, de forma que muchos usuarios nunca le sacarán a la misma el mayor de los provechos.

En el segundo plano, existen las tecnologías que he denominado específicas. Por ejemplo, cada vez con más frecuencia las empresas cuentan con algún sistema para administrar sus clientes, conocido popularmente como CRM (Customer Relationship Manager, por sus siglas en inglés). Aunque existen paquetes de CRM estandarizados, la verdad es que este es un sistema que se debe acoplar específicamente a las necesidades de cada empresa. Las grandes empresas que producen estos sistemas entienden esto, de forma que la solución para cada cliente será muy diferente. Es posible encontrar dos empresas que usen como CRM la misma plataforma, sin embargo entre una y otra habrá grandes diferencias, pues el sistema se ajustó a las necesidades de cada organización.

Muchas veces con el ánimo de reducir costos, se contrata soluciones poco flexibles y estandarizadas. Esto es un gran error, que podrá llevar a problemas más adelante. Las soluciones tecnológicas, puntualmente el software, en general debe acoplarse a las necesidades y realidad de las empresas, no viceversa. En nuestro entorno (América Latina), esto no siempre es el caso y priman otros aspectos como el "no quedarse atrás" o por parte de la empresa productora o distribuidora, vender a toda costa el producto.

A la hora de pensar en tecnologías de este estilo, es muy importante que la organización defina claramente que es lo que necesita. En este punto entran diferentes preguntas que deben hacerse, entre las cuáles se destacan:

¿Qué necesita?¿Para qué lo necesita?¿Por qué lo necesita?¿Cómo lo necesita?¿Cuándo lo necesita?¿Quién lo proveerá?

Adicionalmente a estas preguntas básicas, la organización debe pensar cómo esta solución se ajusta a su entorno y realidad. Por ejemplo, se debe preguntar quiénes van a usar la solución tecnológica y cómo la usarán. Si una de las personas que lo usará por ejemplo ya usa otros 2 o 3 sistemas, se debe analizar como la adición de este nuevo componente afectará, positiva o negativamente a esta persona.

El estudio de la inclusión tecnológica siempre debe partir del componente humano. Es vital entender como los diferentes componentes humanos se verán afectados por esta nueva tecnología, de forma que anticipadamente se puedan hacer cambios y aplicar correctivos, si es del caso. Una vez se entienda las características humanas de la situación, entonces si se podrá continuar con el proceso.

Cuando la adquisición de tecnologías se realiza adecuadamente, se debe empezar no solo por estudiar el componente humano sino por una toma de requerimientos. Estos requerimientos deben ser tomados para lo que más le conviene a la empresa, no lo que le conviene a quien entregará la tecnología. Este es un error común, de forma que es aconsejable que quien lidere la toma de requerimientos sea ajena al grupo que proveerá la solución.

Con estas recomendaciones, será más fácil que su empresa adquiera las tecnologías que son adecuadas para su realidad. Nunca olvide que las tecnologías están creadas para ayudar a los humanos y no se debe convertir en un problema o castigo. Si este es el caso, algo malo sucedió en el camino y no permitió que la tecnología fuera un aliado. Igualmente siempre rodéese de las mejores personas, los mejores ingenieros y los mejores técnicos, para que la implantación de la tecnología tenga la menor cantidad de inconvenientes.

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Mercadeo en una Organización Sin Ánimo de Lucro

En muchas Organizaciones Sin Ánimo de Lucro (OSAL), los temas administrativos se manejan de forma muy diferente a una Empresa tradicional o con Ánimo de Lucro. Aunque entre estos dos tipos de organizaciones existen grandes diferencias, la verdad es que muchos de los conceptos usados en las Empresas se pueden trasladar a las OSAL. Entre estos se encuentra el mercadeo, un tema que tristemente con frecuencia pasa desapercibido en las OSAL.

Aunque no es justo ni correcto decir que estas situaciones están presentes en todas las OSAL, pues existen unas que hacen estupendas labores de Mercadeo, un gran número, en su mayoría de tamaño pequeño si se ajustan a esta descripción. En estas, las labores de mercadeo son mínimas por no decir nulas. Y es que las OSAL como cualquier Organización, debe darse a conocer, bien sea para obtener recursos, dar a conocer su mensaje o lograr la labor que haya definido. Si no hace esto, no está cumpliendo con los objetivos que se plantearon para su creación.

Son muchas las organizaciones de este estilo que no realizan actividades de mercadeo, puesto que piensan que los recursos con los que cuentan, deben ser destinados exclusivamente para la labor social que realizan. Por ejemplo, si el objetivo de la OSAL es ayudar a niños sin hogar, definen en sus políticas que el 100% o una cifra cercana a esta debe destinarse a este objetivo. Aunque esta visión es muy loable, en la práctica no suele ser viable ni realista. Entre otros, porque hay gastos como los administrativos, los servicios y claro, el mercadeo. Lo ideal es que las OSAL establezcan dentro de su modelo financiero, que porcentaje de los ingresos se dedica a otros temas, incluido el mercadeo.

Miremos un ejemplo. Cuando una OSAL de estas que no consideran aspectos como el mercadeo, reciben una donación, digamos de US id="mce_marker"'000,000, querrán aportar la mayor parte al objetivo de la organización. Sin embargo, si por políticas se asignará digamos un 5% o 10% para mercadeo, ese millón de dólares podrá representar mucho más a mediano y largo plazo. Ese 5% o 10% puede ayudar en las labores de mercadeo y publicidad, para dar a conocer los trabajos de la OSAL y así conseguir nuevos recursos económicos. Es importante que ese porcentaje destinado se refleje en nuevos ingresos que sean superiores a lo invertido.

Aunque la recomendación general es entender en algunos aspectos a las OSAL como Negocios e invertir en elementos tradicional como el Mercadeo, tampoco se debe ir a los extremos. Por ejemplo, existen muchas OSAL a las cuáles se les ve como negocios y que más allá de su objetivo social, todo para ellos es dinero. Con el mercadeo, esto puede suceder, de forma que las actividades que se realicen dentro de este tema deben ser muy bien pensadas, analizadas y con una Estrategia detrás que elimine este grado de preocupación.

Para finalizar, mi recomendación es que si en la OSAL a la cual pertenece no lo hacen, analicen como incluir el Mercadeo dentro de la misma. Para muchas esto será un tema tabú, pero es importante analizarlo y a corto o mediano plazo incluirlo. Además, con herramientas como Internet, que reducen los costos del Mercadeo, se debe poder hacer iniciativas de poco costo.
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La organización cuando embarca en solitario

Estamos muy contentos y que con la nueva empresa. Sin embargo, organizar nosotros es la clave!

Inicialmente, el volumen es manejable. Empezamos con unos contactos, algunas facturas, vencimientos. Estamos todos en la cabeza y podremos como surge. Pero pronto, genial!, un pedido de una gran empresa o tres nuevos clientes como un todo.

Claramente, estamos teniendo éxito y usted! Y es precisamente en este momento, donde debemos ser felices, celebrar, esta cartera desenfoca el estrés causado por la falta de organización. Y comenzamos a actuar reactivamente…

Lo ideal es desarrollar procedimientos y sistemas administrativos basados en el primer día. De esta manera, estaremos dispuestos a desarrollar su negocio y crecer sin complicaciones.

Para una empresa floreciente, organizamos temprano ahorrará muchos dolores de cabeza en el futuro!

Luego algunos consejos rápidos para empezar a organizar:

En primer lugar, equipo de oficina. Invertir una suma de dinero y organizar el espacio para ser cómodo y funcional.

Algunos otros elementos que creo necesario son:

Stackable estantes: son un buen recurso y tener al menos dos - de entrada y salida - organizar. Por lo menos tenemos un lugar donde poner todos los papeles (y folletos) hemos llevado a cabo en algún momento.Archivo: cuestión de perforación y altura para muchos. Sin embargo, es importante proporcionar espacio y muebles o estantes para nuestros documentos de archivo. Dedicar algún tiempo a ahorrar mucho tiempo después. Si bien todos esfuerzan por utilizar menos papel, será la documentación impresa.

Al principio, podemos sólo abrir las categorías tales como finanzas, marketing, proveedores, clientes, etc... Hoy no incluso si populares carpetas de suspensión puede ser una solución para aquellos que desean evitar tener que introducir cada documento que se va a guardar en una carpeta. Otra característica práctica es un fuelle. Lo uso para archiving de facturas de servicios como electricidad, gas, teléfono, etc., fácilmente.

Teléfono: si se trabaja en su casa, una buena idea pedir otra línea para nuestra empresa. Actualmente disponibles soluciones VoIP permiten tener una segunda línea a un precio muy asequible.

El equipo debe algo más en la categoría de "Oficina", merece consideración por separado. Básicamente, porque hay otra oficina en el equipo. Además, dedicar algún tiempo a aprender a utilizar más y mejor es una buena inversión.

Archivo: una buena idea para generar un archivo que contiene también las categorías para crear el archivo físico en el equipo (normalmente en Mis documentos). También tienen bien organizados en archivos digitales más fácil partidos cuando se incrementa el volumen.Correo electrónico: a veces una bendición y una tortura! Bien organizar mensajes de correo electrónico facilitará las cosas. Aquí también podemos crear carpetas y subcarpetas. Además, los filtros son una forma excelente y potente para ahorrar tiempo. A través de ellos, mensajes de correo electrónico se archivan automáticamente en sus respectivas carpetas. Tenemos que evitar la gran cantidad de correos en la bandeja de entrada. A continuación, identificamos rápidamente nuestras prioridades y poder leer el post menos importante cuando tenemos tiempo. Backup o copias de la vivienda: algo que no necesita demasiada explicación. Son máquinas, pueden fallar. Una más vago para darnos frecuente rutina de copia de seguridad es muy importante!

Es que nosotros nos ocupamos del calendario manualmente o a través del equipo, la administración del tiempo es una actividad esencial para cualquiera que busque el éxito.

Idealmente, agregamos absolutamente todo. No sólo las reuniones, sino también las actividades que hacemos en nuestra propia (Esto incluye el tiempo de leer y responder a mensajes de correo electrónico para fines de trabajo en algunos proyectos para la facturación, para ordenar, archivo, etc...).

Una lista de tareas para realizar siempre es muy bueno. Por otra parte, sugiero que tome más de una lista de tareas. Ideal es un pequeño sistema de listas: lista de tareas diarias, otra de las tareas mensuales y también una lista de ideas. Escriba todo lo que es esencial.

Como mencioné en mi productividad libre de mini curso de estrés, tienen un sistema fiable que tenga en cuenta todas las cosas notables reduce en gran medida el nivel de estrés y preocuparnos sólo tareas específicas que tenemos que hacer en este momento hay.

Además, sistematizar lo que puede es una excelente técnica. Debemos desarrollar e identificar los procesos, políticas, formularios, etc. de la empresa de antemano. Algunos ejemplos:

Facturación: definir qué día del mes, nos facturaremos y marca de la jornada en forma periódica. Pagos: establecer una rutina y programación de los plazos.Documentación general: diseño de modelos de contratos, cartas de ventas, pago, etc. que se utilizará en el negocio. Algunos ejemplos podrían ser preparar un registro de cliente forman, una hoja con todos nuestros datos para enviar a nuestros clientes o proveedores, etc..

Muy importante: nuestros contactos. Todos se adhieren a la gran importancia de la red de contactos en cualquier negocio. Sin embargo, caemos en la realidad de la nota de los nombres y números de teléfono en los documentos, hojas de papel y toallas de papel, etc.. Qué hacer con ellos es esencial.

Si tratamos a nuestra base de contactos a través del programa de correo electrónico, la "Palma", "blackberry" o cualquier otro sistema, acostumbrarse a poner todas estas piezas de papel (que seguramente tendrá!) en un solo lugar, siempre es una buena práctica. Agendarse al menos 10 minutos, una vez por semana y tratarlos, su carga en una base de datos sería ideal.

Tiene 21 días para que se convierta en hábito. Por lo tanto, nos hacen este esfuerzo para 3 semanas y nunca debe han perdido el contacto!

Espero que estos consejos le ayudará a organizar mejor.

Organización feliz y el éxito de su negocio!

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Se vienen cambios en las organizaciónes de las empresas

Siempre me gusta leer a José Antonio Marina, porque además de filósofo y ensayista, es un gran especialista en inteligencia y pensamiento divergente. No da puntada sin hilo, como ya nos indicaba en las 8 claves para enfrentarte a tu miedo.

Líderes y liderazgo

Según Marina, la tarea fundamental del líder es emocional. “Tiene que saber crear el ambiente propicio para que cada uno saque lo mejor de sí mismo“. Otro rasgo que lo define es la capacidad para ver oportunidades donde otros no ven nada.

A la hora de valorar un candidato a un puesto de dirección, nos recomienda que hay rasgos más importantes que la inteligencia, tal como saber cómo esa persona es capaz de llevar los proyectos a la práctica, que es lo importante. Está muy bien adquirir conocimientos, pero lo importante es saberlos aplicar al mundo real. Esta habilidad tiene más que ver con la capacidad para soportar tensiones, con saber movilizar a los demás y con tener una visión optimista, pero no irresponsable, de las cosas.

Para ello es importante que se eduque más pensando en el trabajo. Hay que fomentar las competencias de un perfil emprendedor y enseñar a los alumnos cómo pasar de un proyecto a la acción.

Cambios en las organizaciones

Marina cree que se avecinan cambios en la organización de la empresas. En la función jerárquica, el que está arriba es el que sabe lo hay que hacer, pero hoy los entornos son demasiado complejos, no hay soluciones estándar y las que se encuentran es posible que, además, sirvan para muy poco tiempo. Así que es más necesario que nunca aprovechar el conocimiento de todos, la inteligencia compartida, el talento para evaluar los proyectos y ponerlos en marcha.

Antes, en Europa nos burlábamos de los sistemas japoneses, porque escuchaban las ideas y las opiniones de los de abajo. Hoy sabemos que tardan más tiempo en diseñar una solución, pero luego son muchísimo más efectivos. Hay que fomentar la creatividad por la necesidad de encontrar respuestas alternativas que tenemos. Además, una habilidad muy buscada es la capacidad de detectar problemas, pero la gracia es hacerlo con anterioridad a que se hayan convertido en problemas.

Voluntad y motivación

Para él, no es cierto que no se puedan hacer cosas si no se tiene autoestima. La voluntad consiste precisamente en poder hacer algo aunque no estés motivado para hacerlo. En el entorno empresarial, cuando hay que hacer algo, se tiene que hacer, independientemente de cómo tengas la motivación y la autoestima. Hoy en día se ha perdido de vista que somos instrumentos dentro de un proyecto, y ese proyecto no puede fallar por cuestiones de sentimientos personales. Es cierto que la motivación es uno de los grandes dinamizadores del ser humano, pero de ahí a que no se pueda hacer nada sin motivación hay un trecho.

Respecto a la responsabilidad social empresarial, las multinacionales han descubierto que si actúan bien en el campo de la RSE pueden crear una mayor vinculación con el empleado.

Fuente: comunicate.wordpress.com

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