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Las organizaciones tienen la tendencia de adquirir Tecnologías prediseñadas, con la idea de que estas siempre y en todo momento podrán dar solución a sus necesidades. Por ejemplo y sin ponerle una etiqueta o nombre a esta tecnología, se piensa que una tecnología cualquiera servirá en una organización, porque ya lo hizo en otra. Esto no siempre es el caso, razón por la cual toca analizar con detalle que es lo que esa organización desea lograr específicamente con esta tecnología.
Dentro del espectro tecnológico existe un cierto número de tecnologías, que se pueden clasificar en dos categorías. Por un lado están lo que podríamos llamar tecnologías universales y por otro tecnologías específicas, esto principalmente a lo que se refiere a software, aunque también aplica para otras áreas. En el caso del software, esto es claro con soluciones universales como Windows y paquetes de ofimática como Microsoft Office. Son programas universales, que salvo requerimientos muy específicos, servirán para la mayoría de usuarios. Estos programas vienen con un gran número de funciones para satisfacer amplias necesidades, de forma que muchos usuarios nunca le sacarán a la misma el mayor de los provechos.
En el segundo plano, existen las tecnologías que he denominado específicas. Por ejemplo, cada vez con más frecuencia las empresas cuentan con algún sistema para administrar sus clientes, conocido popularmente como CRM (Customer Relationship Manager, por sus siglas en inglés). Aunque existen paquetes de CRM estandarizados, la verdad es que este es un sistema que se debe acoplar específicamente a las necesidades de cada empresa. Las grandes empresas que producen estos sistemas entienden esto, de forma que la solución para cada cliente será muy diferente. Es posible encontrar dos empresas que usen como CRM la misma plataforma, sin embargo entre una y otra habrá grandes diferencias, pues el sistema se ajustó a las necesidades de cada organización.
Muchas veces con el ánimo de reducir costos, se contrata soluciones poco flexibles y estandarizadas. Esto es un gran error, que podrá llevar a problemas más adelante. Las soluciones tecnológicas, puntualmente el software, en general debe acoplarse a las necesidades y realidad de las empresas, no viceversa. En nuestro entorno (América Latina), esto no siempre es el caso y priman otros aspectos como el "no quedarse atrás" o por parte de la empresa productora o distribuidora, vender a toda costa el producto.
A la hora de pensar en tecnologías de este estilo, es muy importante que la organización defina claramente que es lo que necesita. En este punto entran diferentes preguntas que deben hacerse, entre las cuáles se destacan:
¿Qué necesita?¿Para qué lo necesita?¿Por qué lo necesita?¿Cómo lo necesita?¿Cuándo lo necesita?¿Quién lo proveerá?Adicionalmente a estas preguntas básicas, la organización debe pensar cómo esta solución se ajusta a su entorno y realidad. Por ejemplo, se debe preguntar quiénes van a usar la solución tecnológica y cómo la usarán. Si una de las personas que lo usará por ejemplo ya usa otros 2 o 3 sistemas, se debe analizar como la adición de este nuevo componente afectará, positiva o negativamente a esta persona.
El estudio de la inclusión tecnológica siempre debe partir del componente humano. Es vital entender como los diferentes componentes humanos se verán afectados por esta nueva tecnología, de forma que anticipadamente se puedan hacer cambios y aplicar correctivos, si es del caso. Una vez se entienda las características humanas de la situación, entonces si se podrá continuar con el proceso.
Cuando la adquisición de tecnologías se realiza adecuadamente, se debe empezar no solo por estudiar el componente humano sino por una toma de requerimientos. Estos requerimientos deben ser tomados para lo que más le conviene a la empresa, no lo que le conviene a quien entregará la tecnología. Este es un error común, de forma que es aconsejable que quien lidere la toma de requerimientos sea ajena al grupo que proveerá la solución.
Con estas recomendaciones, será más fácil que su empresa adquiera las tecnologías que son adecuadas para su realidad. Nunca olvide que las tecnologías están creadas para ayudar a los humanos y no se debe convertir en un problema o castigo. Si este es el caso, algo malo sucedió en el camino y no permitió que la tecnología fuera un aliado. Igualmente siempre rodéese de las mejores personas, los mejores ingenieros y los mejores técnicos, para que la implantación de la tecnología tenga la menor cantidad de inconvenientes.
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