El Control de Gestión de la empresa. El Cuadro de Mando Integral

Debido a un entorno dinámico e impredecible junto a la mayor complejidad de los problemas de administración y dirección de las empresas ha obligado a incrementar la flexibilidad operativa de la organización, para adaptarse a los numerosos cambios existentes y a desarrollar técnicas de investigación y decisión de los órganos de dirección de una empresa.

Es necesario planificar y presupuestar para poder controlar y llevar un seguimiento de los objetivos de la empresa.

Un gestor debe establecer mediciones y controles en los aspectos más importantes de su empresa u organización, departamento o área, si quiere tener información clara sobre el funcionamiento de la misma.

Es fundamental para una empresa que para la función de control existan objetivos establecidos por la dirección de la empresa y que estos objetivos sean comunicados a los trabajadores.

En definitiva, no puede haber control sin objetivos y, sin acciones correctoras, el control pierde todo su valor como instrumento de gestión y es imprescindible tener instrumentos que permitan lograr la convergencia entre el comportamiento individual y los objetivos de la empresa y que dirección disponga de la información para que pueda realizar el control.

Una de las técnicas que más auge ha alcanzado, entre otras, es el control de gestión en la empresa.

La gestión empresarial dispone de numerosas herramientas de control (manuales organizativos y de procedimientos, auditoría interna y externa, control presupuestario, ratios, Cuadro de Mando, etc.); pueden ser muy variados.

Los ratios de gestión son indicadores que resultan de la comparación de dos cifras significativas. Muchas veces no tiene sentido en las empresas considerar cifras aisladamente.

Los ratios nos permiten seguir el comportamiento y controlar cualquier área de una empresa.

Pero, lo más importante, es que el directivo de la empresa sepa identificar e interpretar los ratios realmente importantes para conseguir los resultados de la organización.

El control, en definitiva, es un instrumento de previsión y corrección de desviaciones.

La función financiera de la empresa tiene dos ámbitos fundamentales:

La gestión financieray el control de gestión.

Dentro del control de gestión, las principales funciones pueden ser la contabilidad general, gestión presupuestaria, inversiones, tesorería, entre otros.

El control de gestión puede ser un instrumento que permite obtener las informaciones necesarias para la toma de decisiones operativas y estratégicas.

Un sistema de control de gestión permite reducir riesgos en los negocios, adaptar y modificar la estructura y objetivos de la empresa en función de los resultados.

La implantación de la estrategia se ha convertido en una herramienta de gestión fundamental en cualquier empresa.

Muchos expertos en control de gestión consideraron que limitarse a indicadores estrictamente económicos resultaba insuficiente para responder y visualizar la situación real de la empresa, debido, entre otros motivos, a la cada vez mayor importancia de los aspectos intangibles, limitaciones en la información contable, etc. Por ejemplo, la contabilidad proporciona información de datos históricos, no sobre el futuro.

Como en muchos otros conceptos, existen muchas definiciones del Cuadro de Mando Integral (Balance Scorecard).

En mi opinión, la más acertada puede ser una herramienta de gestión que traduce la estrategia de la empresa en un conjunto razonable de indicadores.

La utilidad del Cuadro de Mando Integral no es sólo para grandes empresas, organizaciones pequeñas también han implantado el Cuadro de Mando Integral.

El Cuadro de Mando Integral se puede observar desde tres perspectivas: como un sistema de gestión del rendimiento, como un sistema de gestión estratégica y como una herramienta de comunicación.

Permite visualizar la estrategia a través de indicadores medibles.

Así por ejemplo, desde el punto de vista financiero, los indicadores tienen una repercusión directa sobre la estrategia y la mejora de resultados (crecimiento de los beneficios, costes, liquidez…)

Las fases de establecimiento de un Cuadro de Mando Integral se pueden resumir en:

Diseño, definiendo los siguientes conceptos: MISIÓN: Qué tipo de empresa somos y cuál es nuestra actividad. Es la razón de ser de la organización, aquello que justifica su existencia.VISIÓN: Define y describe la situación futura que desea tener la empresa, ¿qué queremos que sea la empresa en los próximos años?VALORES DE LA EMPRESA: Los valores son las pautas o referentes principales que orientan el comportamiento de la organización.Teniendo en cuenta lo anterior se definen los objetivos estratégicos.Implantación, es la introducción y visualización de lo realizado en una herramienta informática.Integración, es el proceso de comunicación por el cual se consigue la implicación de todos los miembros de la organización.

El Cuadro de Mando Integral no es sólo un conjunto de indicadores financieros y no financieros, es más un sistema o herramienta de ayuda a la planificación y gestión en la empresa.

Para concluir, debemos decir que la implantación de un Cuadro de Mando Integral es muy provechoso no sólo por su implantación final para el mejor entendimiento de la estrategia, sino por lo beneficioso de su proceso de diseño y evaluación. 

Juan Carlos Sánchez de Lamadrid 

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“Hay gerentes que sólo quieren tener el control” Entrevista: Peter Senge

Por Ana Broitman
¿A que alude el concepto de “organización que aprende”? El aprendizaje ¿no es individual? 
No se trata solo de individuos sino de la organización como sistema social. Esto quieres decir pensar a la organización como un todo, como se piensa una familia: la dinámica, las fuerzas y sobre todo, que le permite ser verdaderamente saludable para la gente que pertenece a ella. Para tener gente saludable hay que tener familias saludables
¿Cual es el rol de la capacitación en este proceso?
Solemos usar la expresión capacity building (desarrollo de capacidades) para mirar el todo. La capacitación en sí es muy individual. Pero cualquier logro, en una organización, necesita de otros para llevarlo a cabo. Nada con mucho sentido puede ser hecho por una sola persona. Entonces, la capacitación puede ser de utilidad, pero el problema es que hace foco en el individuo, mientras que lo que se necesita para lograr cosas son equipos, redes sociales, grupos.
¿Grupos pares? 
Algo que vimos con los años en individuos, grupos y luego redes más grandes es que el trabajo se hace a través de individuos en el contexto de un equipo. La red de conocimientos entre pares es fundamental para que se produzca un aprendizaje.
¿Los gerentes alientan este proceso o lo dificultan? 
Depende. Los gerentes realmente enfocados en los logros de la organización  (que es lo mas importante) lo alientan, porque puede llevarla a ser mas eficiente. Pero hay gerentes que solo quieren tener el control: son los que están más interesados en ellos mismos que en al organización 
¿Como se aborda este problema? 
Si hay un gerente interesado solamente en ejercer el control, en su propio poder, quienes trabajan para él normalmente  lo saben. Pero la gente por encima de ese gerente, muchas veces no lo sabe. Este suele ser un punto ciego en muchas organizaciones: pasa con muchos gerentes, durante años y años. Una característica distintiva de las buenas organizaciones es detectar a quienes no deben estar allí y tomar decisiones a nivel jerárquico. Recuerdo a uno de mis mentores que solía decir que en un año quizás tomaba tres decisiones, dos de ellas sobre el personal, como trasladar o despedir a un gerente, y él era el único que podía hacerlo por el cargo que ocupada. 
¿La consultaría externa ayuda? 
A veces, los consultores pueden ser de utilidad, si ayudan a llegar a un punto de vista objetivo. Pero en definitiva, las decisiones corresponden a los cargos mas altos; alguien tiene que tomar las decisiones pero muchas veces no se quiere lidiar con temas espinosos. A nadie le gusta despedir a un empleado. No es agradable. Pero a veces, desplazar a una o dos personas con puestos jerárquicos que realmente están impidiendo que  fluya la energía dentro de la organización, resulta necesario.
Si eres el presidente o vicepresidente  de la compañía, tu principal tarea es asegurarte que tus gerentes sean increíbles para los empleados que tienen a su cargo. Si no, los empleados se las van a arreglar pero no vana  asumir ningún riesgo importante a futuro y probablemente no tengan un desempeño acorde a sus posibilidades porque no tienen una buena conducción. En una tienda, en un restorán, inmediatamente podemos darnos cuenta comos e siente el personal si está conforme, contento con lo que hace.
Ud. le asigna un rol importante al bienestar dentro de la organización.
Si se piensa que la tarea como gerente es crear un ambiente en que la gente pueda trabajar y aprender al máximo de sus posibilidades, en esencia, uno es responsable de las condiciones ambientales para que el aprendizaje pueda ocurrir. La gente se siente más entusiasmada, más comprometida con su labor, si siente que está creciendo, que está aprendiendo que es cada vez mas quien quiere ser. Peor también somos parte de un sistema mas grande, de una comunidad para la cual también es importante el bienestar.  Puedo decir que ese no es mi trabajo, pero ¿Por qué no? Eso afecta realmente a la gente. Y depende mucho de la naturaleza del negocio. Tengo un amigo que años atrás llego a ser gerente de una fábrica manufacturera en México. Cuando comenzó con la planta el 80% de sus empleados no tenía educación secundaria. El dijo: “Es una locura. Estamos aquí. Esperamos seguir acá por 12, 20, 30 años. Esta es una planta nueva ¿Por que no contribuir a la educación de esta gente dentro de esta comunidad? Entonces primeros e creo una escuela secundaria dentro de la fabrica. Así la gente pudo completar su educación secundaria mientras trabajaba. Luego creo un programa de Ingeniería, de modo que la gente que trabajaba ahí pudiera obtener un titulo en esa disciplina. Después de 5 años, era una comunidad totalmente distinta, gracias a inversiones muy sencillas y constantes de todo el grupo como comunidad. Y se había convertido en la fábrica mas sobresaliente de todo México. Muchos de esos individuos que ahora son ingenieros, cuando empezaron no tenían educación secundaria. Es impresionante el compromiso y lealtad de esa comunidad.
¿Qué estrategias recomienda para lograr la apertura de una organización al aprendizaje? 
Dondequiera que trabajemos, formamos parte de un equipo. Todos los gerentes tienen equipos. Entonces les decimos: “Empiecen por su equipo”. “¿Cómo van las reuniones?”. En la mayoría de los casos, para una reunión hay que ir a la oficina y el tiempo es acotado. No se sabe como hace de una reunión una charla valiosa sobre temas concretos.
No hay cultura de aprendizaje. Por eso insistimos en que hay que empezar por el equipo. Sin dar discursos. No le digan a la gente que vana  pertenecer a una organización abierta al aprendizaje. Trabajamos con Harley-Davidson varios años: una empresa muy interesante, con mucha energía y pasión. Tienen una frase: “AFP”( another fine program u “otro buen programa”) de tinte sarcástico . Los empleados piensan “¡Ay ¡ otra vez con los mismo, el gerente tiene otra buena idea”. Hay que darle un sentido, ver como crear un ambiente seguro, donde se puedan tocar temas difíciles, preguntarse:” ¿La gente puede hablar conmigo de cosas que, de otro modo, hablaría en privado?”. Esto es muy simple pero no es fácil. Entonces puedo decirle a alguien de mi equipo: “tengo un problema, soy impaciente. Y creo que por mi impaciencia a veces nos e escuchar bien y eso me puede llevar a tomar malas decisiones. Por eso necesito que todos me ayuden:” Así que se puede imaginar la apertura que logró para su equipo.
¿Qué rol juega en este contexto la generación Y? 
Me parece que los jóvenes de todo el mundo están interesados en cosas que tengan sentido para ellos. La mayoría de las empresas piensa así. Plantean: “Yo te pago, vos trabajás”, en lugar de “Estoy tratando de crear un ambiente donde podamos hacer algo que sea importante para vos”. Me parece muy positivo llegar a un punto en el que cada vez mas gente quiere que su trabajo tenga sentido. Ya muchas veces las empresas son demasiado lentas para advertir este proceso. Tenemos la gran oportunidad de propiciar un ambiente laboral basado en algo que realmente tenga sentido para ellos.

 Autora Ana Broitman


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