Como Llevar la Contabilidad

Muchas veces, el éxito de nuestros negocios innovadores reside en la actitud y las decisiones de la persona que decidió ser emprendedor; no tanto en factores externos.  Esas actitudes y decisiones dependen de qué tan bien se haya preparado el emprendedor.  La preparación para saber como llevar la contabilidad del negocio es tan importante como aprender a vender o trabajar en la superación personal y autoestima.

La razón por la que saber como llevar la contabilidad es tan importante es porque es la herramienta de la verdad; es lo que no permite ver si vamos o no por buen camino.  Todo nuestro emprendimiento se corona cuando se convierte en un éxito comercial; es decir, que sea económicamente rentable.  Por lo tanto, no sólo sirve para pagar los impuestos al estado.  Los resultados contables que estemos teniendo nos permitirán saber en qué dirección debemos hacer ajustes a nuestro modelo de negocios.

Cuando el negocio es aún pequeño, es más importante llevar un control. El orden debe ser el fundamento de todo el sistema contable. Contar con una computadora para este trabajo sería ideal, pero no indispensable.  En caso de llevar la contabilidad de forma manual, necesitaremos un cuaderno en donde podamos anotar todas las ventas que hacemos durante el día.  Ese cuaderno puede servir de registro para demostrarle al banco que puede darnos un préstamo en caso de que necesitemos agrandar el negocio.   Si tenemos suficientes ganancias, es tiempo de prepararnos en cómo invertir; es tiempo de decir ¡Quiero invertir!

Nuestra contabilidad debe estar respaldada por la documentación adecuada. Debemos mantener siempre en orden las facturas y hacer las cuentas semanalmente.  Cuántas cosas se han comprado y qué monto se pagó por ellas.  Entre otras cosas, esta práctica nos ayuda a mantener los inventarios bajo control pues lo que tenemos en bodega debería ser lo mismo que hemos gastado según nuestras facturas.  Los pagos de servicios como el agua, la electricidad, el alquiler, teléfono así como salarios y cargas sociales deben también contabilizarse y asegurarnos que estén al día.

Saber como llevar la contabilidad implica conocer algunas otras buenas prácticas.  Una de ellas es definir un monto para nuestra caja chica.  La caja chica solo debería usarse para comprar cosas de emergencia o de alta prioridad.  Los proveedores, en cambio, deberían ser pagados con cheques para evitar tener grandes montos de dinero dentro del negocio. De esta manera bajamos el riesgo de ser asaltados.  Además, los cheques ayudan a mantener la contabilidad y saber hacia donde va nuestro dinero.

Llevar la contabilidad es una disciplina que se facilita con el orden.  Usar carpetas de colores diferentes para facturas pagadas y sin pagar ayuda a mantener todo bajo control.  Si nos mantenemos haciendo las cosas así, nuestros números darán siempre los mismos resultados.

La siguiente parte en el proceso contable es tomar decisiones con la información que nuestra contabilidad nos da.  En este punto ya deberíamos tener definidas metas en nuestro plan de negocios. La información contable nos permite tomar las mejores decisiones según la situación de nuestro negocio.  Una vez más, saber como llevar la contabilidad es la herramienta última.

TIP: Internet es un buen lugar para tomar un entrenamiento básico y gratuito.

 

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Como crear un negocio y llevar la contabilidad

 Hay muchos ingredientes necesarios para crear un negocio exitoso.  Sin duda, si no aprendemos cómo crear un negocio y llevar la contabilidad al mismo tiempo, nuestro fracaso será cuestión de tiempo.

Ser emprendedor significa muchas veces ser encargado de todo.  Desde abrir el negocio si se tiene un local comercial hasta limpiar los baños.  Por eso es muy importante que el emprendedor no se pierda en las pequeñas cosas diarias y por ellas deje de dirigir su empresa.

En específico la contabilidad es vital para medir la salud de cualquier PYME.  Por el contrario de lo que se pueda pensar, saber cómo llevar la contabilidad no es un asunto de contar dinero como si estuviéramos en época de escasez, aunque eso es también posible.

Empecemos por diferenciar entre los emprendedores que  sólo quieren llevar las cuentas y que todo cuadre a final de mes y los emprendedores que desean controlar al detalle hasta el último céntimo para obtener el mayor rendimiento de sus ingresos.  La manera en cómo llevemos la contabilidad nos da una idea del tipo de negocio que tenemos:  un negocio de supervivencia (que más o menos nos da de comer) o un negocio con futuro (que será cada vez más rentable).

Pero no podemos esperar a tener nuestro emprendimiento en marcha para ponernos a pensar cómo llevaremos a cabo nuestra contabilidad.  La mejor manera de tener éxito en crear un negocio y llevar la contabilidad es iniciando con el pie derecho, con un buen plan de negocios.

El plan de negocios define las señales vitales de nuestro negocio que debemos vigilar.  Así podremos saber si estamos cumpliendo o no nuestras metas.  Si tenemos la información correcta, podremos tomar las decisiones correctas.  La mejor información es la que nos entrega una contabilidad bien estructurada.  La estructura de la contabilidad la define nuestro plan de negocios.

Hagamos nuestra tarea, investiguemos nuestro nicho de mercado y asegurémonos que creamos negocios innovadores de modo que prevalezcan en el tiempo.  Creemos un plan de negocios sencillo y fácil de seguir.  Pulamos nuestras habilidades: aprender a vender es muy importante.  Si queremos crear un negocio y llevar la contabilidad con éxito, establezcamos las bases primero.

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Como llevar o manejar una empresa

Es común que quien tiene inquietud de ser emprendedor pero carece de experiencia en serlo se distraiga con la idea, un tanto fantaseosa, de ser su propio jefe, de no tener a quien rendirle cuentas y de poder disfrutar finalmente de más tiempo libre.  Desgraciadamente, eso pocas veces sucede de inmediato.  Pero además, cuando suceda, no será ni rápido ni fácil.  La única posibilidad de éxito en este sentido es definir con acierto la forma como llevar o manejar una empresa.  Entre más temprano en nuestro negocio empecemos, mayores posibilidades de éxito.

Aún antes de la idea, necesitamos entender donde estamos a nivel personal.  Necesitamos entender que tan satisfechos estamos con nosotros mismos y qué cosas debemos o podemos mejorar. Esto es muy importante porque el tipo de persona que somo definirá el  tipo de negocio que tendremos.  Nuestro negocio será a nuestra imagen y semejanza.  Si somos personas desordenadas, nuestro negocio lo será también.  Así es que, sea que tengamos un negocio en funcionamiento o que estemos considerando iniciar un negocio, si queremos tener éxito, debemos educarnos primero.

Esta educación contiene un aspecto técnico administrativo y otro mental. El aspecto técnico administrativo incluye competencias como aprender a vender y saber cómo llevar la contabilidad, y ellos son indispensables.  Pero el aspecto mental simplemente será la diferencia entre éxito y fracaso.  El trabajo de superación personal y autoestima que el emprendedor o emprendedora logren es lo que les dará el valor y la fuerza para continuar a pesar de los desafíos.

En primer lugar, necesitamos tener una mentalidad y una actitud positiva para ser exitosos. Más que esto, necesitamos evitar pensar que el éxito significa ausencia de problemas e inconvenientes.  Por eso necesitamos acostumbrarnos a usar un lenguaje positivo, pues este aspecto de mentalidad se extiende a todo nivel de nuestras vidas, incluyendo el lenguaje. Así, en lugar de decir “voy a intentar hacerlo bien”, necesitamos aprender a decir “voy a hacerlo bien”.

En segundo lugar, necesitamos asegurarnos de que estamos en contacto con la realidad.  Debemos aprender a entender nuestras verdaderos y más profundos sentimientos con respecto a nuestras intenciones de ser emprendedores.  Por ejemplo, ¿queremos ser emprendedores para vengarnos de nuestro jefe o porque realmente estamos preparados para dar el paso?  Además, debemos ser realistas y muy conservadores con nuestros números.  No siempre posible vivir o mantener nuestro estilo de vida a partir de negocios innovadores que acaban de iniciar, no importa qué tan geniales sean.

En tercer lugar, si ya estamos en una situación difícil debido al desempeño de nuestro negocio, debemos mantener la calma.  Tal vez fuimos ingenuos y solo dijimos “Quiero invertir, empecemos ya” y esa decisión improvisada ahora nos agobia y sentimos mucha culpabilidad y vergüenza.  Tal vez todo lo hicimos bien, pero el mercado cambió y no tuvimos el éxito que esperábamos.  Siempre es posible encontrar una salida, pero se requiere tener la información adecuada (la información verdadera y no maquillada) que nos ayude a tomar la mejor decisión.  Si definitivamente no sabemos qué hacer, es hora de pedir ayuda.  Es siempre una buena ayuda hacerse asesorar por personas capacitadas.

Una vez que nuestra empresa ya está en operaciones, necesitamos tomarle el pulso constantemente.  Para eso necesitamos tener un plan de negocios bien estructurado.  Si iniciamos sin él, es hora de tomarnos el tiempo para hacerlo.  Si no tenemos un negocio aún, no deberíamos iniciar sin uno.

Hay muchos tutoriales disponibles en internet para enseñarnos a redactar un plan de negocios.  Este plan es un documento muy sencillo, un método que nos ayuda a hacer las preguntas correctas sobre nuestro negocio de manera que podemos saber si nuestra idea de negocio es viable o no.  Si es viable, el plan de negocios nos sirve para medir, leer y diagnosticar como está nuestra empresa con respecto a las metas que nos hemos impuesto.  Por ejemplo, si vamos más lento de lo esperado, no significa necesariamente que estemos en problemas, pero necesitamos asegurarnos que hacemos los ajustes para administrar bien los recursos.

Sea cual sea nuestra situación actual, si queremos aprender cómo llevar o manejar una empresa, lo correcto es empezar por preguntar y buscar información.  No habrá un receta que se pueda seguir al pie de la letra, pero sí hay estrategias ganadoras.  Empiece por invertir en usted mismo.  Su mejor amigo es usted mismo, pero también puede usted convertirse en su peor enemigo si escoge no invertir en su desarrollo personal tanto como en su desarrollo profesional.

 

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Seis consejos para llevar tu Pyme a Internet

El comercio electrónico tiene grandes ventajas, antes de iniciar toma en cuenta varios aspectos.

1. La ola del comercio electrónico

Vender en línea tiene ventajas si sabes aprovechar este medio.

Internet es una herramienta que muchas Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) están volteando a ver en época de crisis, ya que ayuda a la promoción y a conocer y mantener contacto directo con los clientes.

“Los pequeños empresarios se están dando cuenta de las ventajas del comercio electrónico, que sirve igual para vender productos que para promocionar servicios”, dice el director general de la empresa de ventas en la red, Mercado Libre, Francisco Ceballos.

Vender en línea reduce los gastos, ofrece mayor comodidad a los clientes y abre la puerta a un mercado global para sus productos y servicios.

Para aprovechar este canal es necesario determinar objetivos específicos y saber cómo llegar a los clientes para satisfacer necesidades.

2. ¿Mi Pyme sirve para Internet?

Los artículos de colección o especializados son los de mayor éxito en ventas online.

No todos los productos son aptos para el comercio electrónico. Los artículos que tienden a generar los mayores ingresos son de consumo básicos, como libros, CD o videos; los productos de tecnología como computadoras y software; y los productos difíciles de encontrar o que tienen un mercado objetivo altamente especializado, como monedas muy raras, artículos de fabricación artesanal especializada, productos alimenticios regionales o de gourmet o artículos de colección, afirma Ceballos.

Por regla general, si un producto tiene buena venta a través de un catálogo o canales de venta directa, puede promoverse en Internet.

Antes de zambullirte en este mar virtual, American Express Small Business recomienda revisar cuidadosamente la competencia: “Si un competidor en línea ya ofrece su mismo producto, es posible que sea difícil generar utilidades a través de tu sitio”, afirma.

Una buena opción en este caso es promoverse como un sitio especializado o de nicho; así en ves de anunciarte como una librería, puedes promoverte como una librería gourmet con tomos en varios idiomas e ilustrados.

3. Determina el uso de la web

Antes de montar tu sitio, determina tus objetivos y necesidades de los clientes.

Antes de montar tu sitio, debes determinar lo que deseas lograr a través del comercio electrónico.

“El empresario debe definir si quiere que Internet sea su principal motor de ventas o un complemento de sus ingresos actuales (…), de esta forma podrá diseñar una página más funcional”, dice el experto en administración de Empresas, Carlos Hernández.

Esta información definirá la ubicación del sitio, la variedad de productos ofrecidos y el proceso de pedidos y pagos.

Los expertos recomiendan tomar el tiempo necesario para diseñar un plan de negocios que no sólo incluya el inicio del negocio online, sino que contenga proyecciones financieras, retos, costos y dudas.

Con este documento podrás ver si vale la pena o no invertir en un sitio web.

4. ¿Qué información debo incluir?

La información debe ser clara y oportuna para los clientes.

Al diseñar el contenido del sitio es necesario considerar el tipo de información que requerirán tus clientes antes de realizar la compra.

Una buena opción es visitar algunos sitios de comercio electrónico, tanto los que consideras buenos, como los que te disgustan, y buscar las características en común.

También revisa los sitios de tu competencia, al igual que los más exitosos que no tienen relación con tu rubro que te permitan sacar ideas para el contenido y características del tuyo.

“Al analizar los mensajes de venta, las promociones y las garantías de estos sitios, podrás hacerte una idea de cómo incitan a los visitantes a comprar”, dice Hernández.

5. La ubicación es esencial

Tener un dominio propio te permite controlar totalmente tu negocio.

La ubicación de la tienda virtual tiene la misma importancia que la de una física.

Lo mejor es contar con un sitio independiente y no arrendar espacios donde se agrupan en una misma dirección electrónica varios vendedores, como si se tratara de un centro comercial virtual.

Tener una página propia te dará un mayor control sobre la operación, condiciones, seguridad y promoción del sitio, sin embargo, también involucrará más trabajo.

Al encargarte de tu propio site, deberás determinar dónde están los clientes, diseñar formas de llegar a ellos y gestionar los pedidos y entregas.

6. Toma en cuenta…

Antes de lanzar el sitio, recaba información útil para dar un mejor servicio.

Antes de iniciar tu aventura online, Francisco Ceballos recomienda a las Pymes no pasar por alto estos puntos:

* Destina a un encargado del proyecto de ventas en Internet.

* Revisa el inventario que tienes y toma fotografías de los artículo; recuerda que también debes agregar descripciones.

* Investiga precios estimados de paquetería para los artículos que manejas.

* Define tus políticas de pago y entrega: depósito, cobro con tarjeta, posibilidad de entregar en tu local, etc.

* Estudia el sistema para aprovechar herramientas de mercadotecnia, publicación, etc., con el fin de convertirlo en un canal de venta de mediano y largo plazo.

Si necesitas ayuda puedes escribir a r al correo info@dimensionempresarial.com para recibir asesoría para tu negocio.

Principales ventajas

* Es un medio adicional, siempre ayuda.

* Te da mayor cobertura, no dependes del tráfico de la ciudad ni de la situación geográfica de un local.

* Tienes compradores potenciales en todoas partes

* Te permite vender aún cuando duermes, las 24 horas del día los 365 días del año.

* Es más barato que montar un local y más sencillo.

* No tienes que vender inventario ni pagar renta. Además, puedes ahorrar en salarios, ya que las tareas se pueden hacer por una o dos personas.

Por: Tania M. Moreno  (CNNExpansion.com)

 

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